Konání valných hromad pobočných spolků

Pobočné spolky mohou využít pro zajištění fungování svých orgánů možnosti, jež nabízí zákon č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a občanského soudního řádu, tzv. Lex Covid.

V souvislosti s povinnostmi plynoucími z činnosti pobočného spolku (např. schválení účetní závěrky, výroční zprávy vč. jejich vložení do sbírky listin veřejného rejstříku) je třeba situaci řešit dle stávající legislativy.

Možná variantní řešení za stávajících omezujících podmínek

A) Valná hromada obvyklá („nevolební")

Rozhodování na dálku, tj. bez fyzické přítomnosti členů

Valné hromady budou moci rozhodovat korespondenčně (návrh usnesení a hlasování členů probíhá písemně prostřednictvím poštovních či kurýrních služeb) nebo prostředky elektronické dálkové komunikace (např. konferenčním hovorem či videohovorem), a to i přesto, že to zakladatelský dokument (Stanovy ČOS či příslušný vnitrospolkový předpis: Směrnice ČOS č. 15/2017 Směrnice pro přípravu a konání valných hromad tělocvičných jednot) neumožňuje – viz zákon č. 191/2020 Sb. – Lex Covid.

Statutární orgán pobočného spolku (Výbor Tělocvičné jednoty Sokol/Předsednictvo Sokolské župy) však musí stanovit podmínky rozhodování, které včas (nejméně 15 dnů předem) sdělí svým členům – připraví doplnění jednacího řádu pro rozhodování hlasováním per rollam.

Takto konaná valná hromada se může konat v plném rozsahu, tj. projedná veškeré náležitosti, které jsou za obvyklých podmínek v programu, příp. se může valná hromada uskutečnit v zúženém rozsahu, tzn., aby byly projednány výhradně nezbytné a zásadní záležitosti (např. schválení účetní závěrky, výroční zpráva, rozpočet pro budoucí rok apod.)

Rozhodování per rollam

Při tomto postupu se valná hromada nekoná ani v jednom čase (nedochází k setkání) a ani na jednom místě, přičemž ani nejde o jednání valné hromady v pravém smyslu, neboť nedochází k interaktivní komunikaci, ale probíhá rozhodování mimo valnou hromadu.

V tomto případě je třeba vyřešit různé praktické i právní otázky či problémy (např. identifikace vyslanců, vhodná volba hlasovací procedury, doručení návrhů k rozhodnutí, zajištění odpovědi na žádosti o vysvětlení apod.):

kdy a jakým způsobem bude zaslán návrh usnesení a podklady k rozhodnutí
(e-mail na adresy sdělené jednotlivými členy za účelem hlasování per rollam)
kdy bude hlasování probíhat (lhůta od – do – přesně i s časem)
způsob ověření mandátu jednotlivých členů/delegátů/vyslanců (za oprávněného k jednání na valné hromadě je považován ten, jehož osobní e-mailová adresa bude uvedena pro účely hlasování per rollam)
způsob hlasování (nadpoloviční většina pro přijetí usnesení)
jednoznačné a výslovné uvedení, že z důvodu mimořádné situace nebude možné předkládat protinávrhy k usnesením (pro případy, kdy valná hromada projednává výhradně nezbytné a zásadní záležitosti), nebo upravit způsob, jak a do kdy je možné předkládat protinávrhy (písemně e-mailem)

Postup pro valnou hromadu konanou dle výše uvedeného způsobu:

členům/delegátům/vyslancům bude zaslána pozvánka s návrhem programu, informace o tom, že valná hromada bude rozhodovat per rollam a členové/delegáti/vyslanci obdrží též jednací řád pro hlasování per rollam (již schválený statutárním orgánem ve smyslu zmocnění, které tento statutární orgán mimořádně získává na základě zák. 191/2020 Sb. – Lex Covid)
členové/delegáti/vyslanci budou vyzváni, aby do stanoveného data potvrdili účast na hlasování a současně sdělili osobní e-mailové spojení
členům/delegátům/vyslancům bude zaslán text návrhu usnesení, event. protinávrh usnesení s uvedením, kdo jej jmenovitě předá a podklady pro rozhodnutí
současně bude členům/delegátům/vyslancům sdělena přesná lhůta (vč. hodiny), do které mají hlasovat - pokud by nebyla tato lhůta stanovena, pak platí dle zákona lhůta 15 dní
proběhne vyhodnocení hlasování, bude pořízen zápis o výsledcích hlasování; je třeba uchovat a archivovat došlá e-mailová vyjádření/hlasování, aby byla doložitelná a bylo možno verifikovat počet sdružených členů a kdo a jak hlasoval
je zveřejněn výsledek hlasování (rozesláním e-mailem, zveřejněním na webových stránkách apod.)

B) Konání valné hromady lze odložit do budoucího roku

Vyhlášená vládní opatření jsou důvodem, který ospravedlňuje „porušení“ Stanov ČOS či příslušného vnitrospolkového předpisu ve věci četnosti konání valných hromad.

V případě projednání a schválení dokumentů, které je třeba zveřejnit – vložit do sbírky listin, lze, aby tyto byly vloženy do sbírky listin, ačkoliv nebyly schváleny valnou hromadou – viz ustanovení §21a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který stanovuje povinnost zveřejnit účetní závěrku nejpozději do 30 dnů od jejího schválení příslušným orgánem - Výborem Tělocvičné jednoty Sokol/Předsednictvem Sokolské župy, nejpozději však do 31. 12. fiskálního roku bez ohledu na to, zda byla předepsaným způsobem schválena (závěrka za r. 2019 nejpozději 31. 12. 2020).

V případě, že se pobočný spolek rozhodne postupovat tímto způsobem a valná hromada byla již svolána, pak je třeba, aby byla odvolána, a to buď způsobem uvedeným dle Stanov ČOS či příslušného vnitrospolkového předpisu či dle ust. § 250 zákona č. 89/2012, občanský zákoník.

Valná hromada by měla být odvolána tak, že tato skutečnost bude členům/delegátům/ vyslancům oznámena totožnou formou, jakou byla svolána (způsobem obvyklým či e-mailem apod.) za současného sdělení důvodu jejího odvolání - zrušení (situace spojená s pandemií COVID-19).

V případě, že valná hromada dosud svolána nebyla, pak je třeba členy/delegáty/vyslance informovat minimálně o tom, že z důvodu pandemie se s největší pravděpodobností konat nebude a bude svolána v co nejkratší době, jak situace umožní.