Česká obec sokolská

Evidence členské základny
ECZ-SOKOL

 

Popis a vlastnosti aplikace

Aplikace ECZ – Sokol slouží pro efektivní správu členské základny v sokolské jednotě, župě i ČOS. Umožňuje snadné výkaznictví a poskytuje přehled o aktuálním stavu členů ČOS. Aplikace se vyvíjí od roku 2016 a v současnosti ji používají v pilotním ověření sokolské jednoty v župě Olomoucké - Smrčkově.

Jedná se o webovou aplikaci, k provozu je třeba pouze internetové připojení, počítač, chytrý mobil nebo tablet s funkčním prohlížečem. Pro práci není třeba instalovat do počítače žádný program.

Aplikace má tyto moduly:

Členové

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých členech.

Obsahuje základní údaje o členovi ve formátech kompatibilních s Rejsříkem sportů MŠMT a kontaktní údaje člena, u nezletilých zákonného zástupce. Údaje o zapojení člena do činovnických struktur, o činnosti ve sportovních oddílech či všestrannosti, jeho kvalifikacích (trenér, cvičitel, rozhodčí). Dále zapojení do uměleckých těles či dalších aktivit. Součástí je i evidence zaplacení daných členských poplatků, oddílových příspěvků či jiných plateb.

Jednoty

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých jednotách.

Obsahuje základní údaje o tělocvičné jednotě ve formátech kompatibilních s Rejsříkem sportů MŠMT, kontaktní údaje jednoty, složení statutárního orgánu jednoty. Jsou zde základní přehledy o členské základně jednoty členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků a jejich členění na jednoty, župy a ČOS. Přehled o majetku jednoty včetně pasportové, pojistné a účetní hodnoty, zda jednota vydává periodikum, prapory (včetně možnosti umístění fotografií), kroniky, věrná garda. Dále jsou zde pak uvedena statistická data a výkazy za jednotlivé jednoty ve formátu CSV, PDF.

Sokolské župy

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých župách.

Obsahuje základní údaje o župě ve formátech kompatibilních s Rejstříkem sportů MŠMT, kontaktní údaje župy, složení statutárního orgánu župy. Jsou zde základní přehledy o členské základně jednoty členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků, eventuálně sletového či mimořádného příspěvku a jejich členění na župu a ČOS. Dále možnost automatické platby příspěvků a potvrzení platby, které se promítne do karty jednotlivých členů. Přehled o majetku župy a jednot v ní sloučených včetně pasportové, pojistné a účetní hodnoty, zda župa vydává periodikum, vlastní prapory (včetně možnosti umístění fotografií), kroniky, věrná garda. Dále jsou zde pak uvedena statistická data a výkazy za jednotlivé župy ve formátu CSV, PDF.

ČOS 

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o ČOS, jednotlivých župách, jednotách i členstvu.

Obsahuje základní údaje o ČOS ve formátech kompatibilních s Rejstříkem sportů MŠMT, kontaktní údaje ČOS, složení statutárního orgánu ČOS. Jsou zde základní přehledy o členské základně členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků, eventuálně sletového či mimořádného příspěvku Dále možnost automatické platby příspěvků a potvrzení platby, kde systém porovná platby na úrovni župa – jednota a župa – ČOS a upozorní na případné nesrovnalosti.

Uživatelé 

Modul umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat uživatele, kteří mají spravovat data v aplikaci ECZ-Sokol.


Webová přihláška

Noví členové budou mít možnost přihlásit se do Sokola pomocí internetové přihlášky. Odkaz na webový formulář lze umístit na jakékoli webové stránky.


Záznamy z webinářů

Příprava na spuštění evidenčního program členské základny ČOS je v plném proudu. Jaký je současný stav příprav, co program umí, a jak se bude zavádět do sokolských jednot, se dozvíte ze záznamu z webináře konaného 21. 5. 2020. Lektory byli: Martin Chlumský (předseda Komise pro digitalizaci správy ČOS); František Kráčmar (Sokolská župa Olomoucká - Smrčkova), Oldřich ČEP (ECZ-Sokol.cz), Michal Brulík (ECZ-Sokol.cz).

ZÁZNAM ZDE.


Přístup do demoverze programu

Od 18. května 2020 mohou sokolské jednoty zažádat o přístup do demoverze programu. 

Pro přístup do demoverze nás kontaktujte na e-mailu: podpora@ecz-sokol.cz 

V demoverzi můžete otestovat veškeré funkce v rámci ukázkové jednoty.


Časový harmonogram nasazení

Duben 2020: testování programovými útvary ČOS 

Od května 2020: seznámení jednot a žup s ECZ-Sokol

Květen – srpen 2020: zapracování přípomínek z programových útvarů ČOS 

----------------------------

Aktuální stav k 17.7.2020

"Ostré spuštění" ECZ - Sokol je vázáno na technickou novelizaci Stanov ČOS. Protože byl návrh Předsednictvem ČOS stáhnut z jednání Výboru ČOS 4.7.2020, bude novela projednána až na podzimním Výboru ČOS v listopadu 2020. Z tohoto důvodu bude aplikace ECZ - Sokol funkční v demo verzi a po schválení legislativní normy bude stanoven přesný termín ostrého spuštění. 

 

 

 

Nejčastější otázky a odpovědi (FAQ)

 
Rejstřík sportu
Je aplikace kompatibilní s Rejstříkem sportu?

Ano. Systém generuje seznam v požadovaném formátu a vy jej pouze nahrajete do Rejstříku sporu. Protože je aplikace průběžně aktualizována, bude tak reagovat i na případné změny v Rejstříku sportu.

Bylo by možné sjednotit kódy sportů MŠMT a Sokola?

Aplikace používá číselník sportů MŠMT.

Náklady pro T. J. Sokol 
Bude tento systém něco stát?

Aplikace bude dostupná pro sokolské jednoty i župy zdarma.

Uložení a zabezpečení dat, GDPR
Kde budou fyzicky uložena osobní data našich členů?

Aplikace funguje na vyhrazeném zabezpečeném serveru ČOS s geozálohováním do druhé lokality. Poskytovatel serverových služeb je držitel certifikátu ISO 9001:2009 a ISO/IEC 27001:2014. Přístup do aplikace budou mít pouze pověření členové nebo zaměstnanci jednoty, župy a ČOS. Aplikace používá standardní typy zabezpečení jako např. SSL certifikát pro zabezpečený přenos informací. Data v uživatelských účtech jsou šifrována tak, aby i v případě, pokud by došlo k bezpečnostnímu incidentu, nemohla být zneužita.

Z hlediska GDPR podepisují členové Sokola souhlas ČOS, nebo naší T. J. Sokol?

Součástí přihlášky člena je poskytnutí souhlasů dle GDPR dané jednotě (správce dat), zpracovatelem dat je ČOS. Obecný popis způsobu nakládání s údaji členů je uveden ve směrnici ČOS 3/2019 Řád k ochraně osobních údajů ČOS. 

Co se zájemcem o členství v sokolské jednotě, který ale striktně odmítá zadat své rodné číslo, resp. rodné číslo svého dítěte, když je rodné číslo vyžadováno vykazovanými statistikami?

Poskytnutí rodného čísla je vyžadováno obecně platnými právními normami a je podmínkou pro vznik členství dle Stanov ČOS. Tento údaj je navíc povinný v Rejstříku sportu. Bez poskytnutí rodného čísla tedy nemůže být zájemce přijat za člena ČOS. 

Pravidla pro seznam členů spolku stanoví § 236 občanského zákoníku. Vedení evidence je zákonným zpracováním údajů ve smyslu čl. 6 GDPR. GDPR nic nemění na plnění zvláštních povinností, které se týkají povinných ohlašování údajů, např. v rámci postupů dle zákona o podpoře sportu či při poskytování dotací. Taková zpracování jsou nezbytná pro splnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Více o problematice poskytování a ochrany osobních údaje je možné nalézt na této stránce.

Webová přihláška
Šlo by kraj, župu a jednotu předvyplnit různým odkazem? Mnoho našich členů neví, pod jakou župu patří.

Aktuálně se po výběru kraje objeví v nabídce župy v kraji, po výběru župy pak její jednoty. 

Webovou přihlášku budou vyplňovat sami členové?

Webovou přihlášku ano, vlastní kartu člena spravuje pověřená osoba v jednotě (župě).

Administrace
Lze importovat členy z Excelu, aby se data nezadávala manuálně?

Ano, aplikace umí importovat data z MS Excel, ideálně ve formátu .csv.

S hromadným importem členů tělocvičné jednoty technicky pomůžeme – není tedy nutné zadávat ručně. Po importu jednota pouze zkontroluje, zda jsou data v pořádku. Poté se již budou zájemci o členství hlásit přes webovou přihlášku a členská základna spravovat v aplikaci.

Jaký je vlastně cíl databáze? Budou všichni pak používat jen tuto databázi/aplikaci? 

Cílem je sjednotit na úrovni celého spolku evidenci členské základny do jednoho systému. Na základní evidenci členů jsou totiž navázány i další, pro spolek nezbytné, evidence – např. evidence cvičitelů, činovníků, ale např. i sokolských souborů či historických praporů a další. Architektura systému vychází z toho, že správu svých členů (vytváření, deaktivace) provádí vždy jednota. Sokolské župy a ústředí, pak podle svého oprávnění k členům přidávají konkrétní role (např. cvičitelskou kvalifikaci, nebo to, zda je župní náčelník apod.). Pro jednoty, které mají již vytvořen svůj vlastní systém evidence, bude definován formát pro exportu dat z jejich programu tak, aby mohly svá data nahrát i do ECZ. 

Kolik může být správců (editorů) v T. J. Sokol?

Předpokládá se jeden činovník (zaměstnanec) pověřený výborem jednoty vedením a správou evidence. Počet editorů ale není omezen, záleží na potřebách konkrétní jednoty (župy).

Jak se řeší odhlášení členů? Obvykle skupina členů kteří nezaplatí příspěvky...

Členové kteří ukončí členství se nebudou mazat, pouze tzv “deaktivovat”. Jejich data potom zůstávají v systému archivována, ale nezahrnují se do statistických výkazů. Tento postup je nutný s ohledem na platnou legislativu, např. pokud jednota obdržela dotace či granty apod. Maximální délka uchovávaných dat je 10 let. Deaktivace při neplacení je v plánu, ale podmínkou je úprava Stanov ČOS.

Jak s duplicitou členství? Ať už na úrovni oddíl nebo T. J. Konkrétně - je člen "T.J. Sokol Horní Dolní" kde hraje stolní tenis a chce být i členem "T.J. Sokol Pravá Levá" a tam kopat fotbal. Bude vyplňovat dvakrát? 

Systém umožňuje tzv. hostování, kdy člen platí členské příspěvky v ”mateřské” T. J.  a hostuje v dalších jednotách, kde platí oddílové. Přihlášku vyplňuje člen jednou, hostování vyplňuje člen pověřený správou evidence v jednotě. 

Dá se deaktivovaný člen znovu aktivovat?

Ano, deaktivovaného člena lze opět aktivovat. Maximální doba uchovávaných dat je 10 let. 

Nový člen se tedy přihlašuje sám? Pokud se budou členové přihlašovat sami, tak my je budeme muset "zaktivovat"? Jak to z tabulky poznáme kdo je nový?

Ano, webovou přihlášku vyplňuje v ideálním případě přímo sám člen. Po odeslání webové přihlášky do ECZ se jeho jméno zařadí do seznamu členů na první pořadí a je označeno žlutou barvou. Po aktivaci správcem se zařadí mezi aktivní členy se stejnou barvou. 

Takže si do sokolovny budeme muset nechat zavést internetové připojení? Jesti to dobře chápu, tak bez toho to už nepůjde.

Zvolené řešení umožňuje spravovat evidenci odkudkoliv. Pokud však vaše sokolovna dosud internetové připojení nemá, určitě je vhodné o tom začít uvažovat :-)   

V případě, že budou data spravována tak, že je možné ukončit člena v průběhu roku, tak předpokládám, že systém bude nějakou dobu uchovávat jeho data a budeme vědět, že byl členem od - do.

Ukončení člena v průběhu roku není problém. Systém ECZ je koncipován tak, že žádná data se fyzicky nemažou (uchovává se historie). Maximální délka uchovávaných dat je 10 let od deaktivace. 

 Chápu tedy správně, že můžeme svou evidenci teď zpracovat v demoverzi a posléze ji převést do ostrého programu?

Ano, lze. Evidenci je již možné zpracovat v demu a převézt následně do ostré verze – doporučujeme informovat ale podporu aplikace pro případné řešení převodu do ostré verze. Email: podpora@ecz-sokol.cz 

Pokud máme 200 členů z toho 1/3 důchodci a 1/3 děti, může to někdo hromadně importovat? 

Ano, aplikace umí hromadný import. 

Lze souhlas vyjádřit zákonným zástupcem?

Při vyplnění webové přihlášky a zadání data narození člena (dítěte) je v v přihlášce automaticky generován souhlas a kontakt na zákonného zástupce.

Jak zařadit člena,který navštěvuje například cvičení rodičů a dětí a žen?

V aplikaci je možné nastavit u každého člena neomezený počet členství v oddílech. 

Může být různá výše příspěvku v jednom oddíle (sleva pro sourozence ve stejném oddíle)?

Ano může.

Opravdu musíme doplnit u všech místo narození a rodné příjmení?

Aplikace slouží nejen pro evidenci členů, ale zároveň generuje podklady pro zápisy činovníků jednoty, župy a ČOS do spolkového rejstříku, kde jsou tyto údaje povinné. 

Exporty
V aplikaci nám chybí možnost exportu jmenného seznamu do Mého klubu, bude jej aplikace umět?

Do Mého klubu lze použít funkce exportu členů a věk pak lze vyfiltrovat. Rozšíření o samostatnou funkci doplníme v dalších aktualizacích aplikace. 

U dětí je třeba v jednotě mít kontakty na rodiče – zvažte, zda přidat i do přihlášky.

Kontakt na rodiče je součástí karty nezletilého člena.

Často vystavuji potvrzení o zaplacení pro pojišťovnu. Bylo by možné vyjet doklad přímo z ECZ, který pouze orazítkuji?

V tuto chvíli aplikace tuto možnost nenabízí, ale zvážíme zahrnutí této funkce v dalších aktualizacích aplikace. 

Odpovědi zpracovali: František Kráčmar a Martin Chlumský

Stav ke dni: 29. 5. 2020

Nenašli jste odpověď na otázku, která Vás zajímá? Vyplňte tento formulář a rádi vám odpovíme!
 

Newsletter

Generální partner

Hlavní partneři

Hlavní mediální partneři

INSTITUCIONÁLNÍ PARTNEŘI

PARTNEŘI

Partnerské organizace