Česká obec sokolská

Evidence členské základny
ECZ-SOKOL

Popis a vlastnosti aplikace

Aplikace ECZ – Sokol slouží pro efektivní správu členské základny v sokolské jednotě, župě i ČOS. Umožňuje snadné výkaznictví a poskytuje přehled o aktuálním stavu členů ČOS. Aplikace se průběžně vyvíjí od roku 2016 do ostrého provozu byla spuštěna v lednu 2022.

Jedná se o webovou aplikaci, k provozu je třeba pouze internetové připojení, počítač, chytrý mobil nebo tablet s funkčním prohlížečem. Pro práci není třeba instalovat do počítače žádný program.

Aplikace má tyto moduly:

Členové

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých členech.

Obsahuje základní údaje o členovi ve formátech kompatibilních s rejsříkem sportů NSA a kontaktní údaje člena, u nezletilých zákonného zástupce. Údaje o zapojení člena do činovnických struktur, o činnosti ve sportovních oddílech či všestrannosti, jeho kvalifikacích (trenér, cvičitel, rozhodčí). Dále zapojení do uměleckých těles či dalších aktivit. Součástí je i evidence zaplacení spolkových členských poplatků, oddílových příspěvků či jiných plateb.

Jednoty

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých jednotách.

Obsahuje základní údaje o tělocvičné jednotě ve formátech kompatibilních s rejsříkem sportů NSA, kontaktní údaje jednoty, složení statutárního orgánu jednoty. Jsou zde základní přehledy o členské základně jednoty členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků a jejich členění na jednoty, župy a ČOS. Přehled o majetku jednoty včetně pasportové, pojistné a účetní hodnoty, zda jednota vydává periodikum, prapory (včetně možnosti umístění fotografií), kroniky, věrná garda. Dále jsou zde pak uvedena statistická data a výkazy za jednotlivé jednoty ve formátu CSV, PDF.

Sokolské župy

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o jednotlivých župách.

Obsahuje základní údaje o župě ve formátech kompatibilních s rejstříkem sportů NSA, kontaktní údaje župy, složení statutárního orgánu župy. Jsou zde základní přehledy o členské základně župy členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků, eventuálně sletového či mimořádného příspěvku a jejich členění na župu a ČOS. Přehled o majetku župy a jednot v ní sloučených včetně pasportové, pojistné a účetní hodnoty, zda župa vydává periodikum, vlastní prapory (včetně možnosti umístění fotografií), kroniky, věrná garda. Dále jsou zde pak uvedena statistická data a výkazy za jednotlivé župy ve formátu CSV, PDF.

ČOS 

Umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat data o ČOS, jednotlivých župách, jednotách i členstvu.

Obsahuje základní údaje o ČOS ve formátech kompatibilních s rejstříkem sportů NSA, kontaktní údaje ČOS, složení statutárního orgánu ČOS. Jsou zde základní přehledy o členské základně členěné dle věkových kategorií, sportovních oddílů, oddílů a kroužků všestrannosti, uměleckých kroužků či těles a dalších aktivit. Počet a hodnota členských příspěvků, eventuálně sletového či mimořádného příspěvku.

Uživatelé 

Modul umožňuje vytvářet, editovat, odstraňovat uživatele, kteří mají spravovat data v aplikaci ECZ-Sokol. 

 

PŘÍSTUP DO PLNÉ VERZE PROGRAMU 

Tlačítko ostrá verze ECZ Sokol

K přístupu T. J. do ostré verze použijte přihlášení sokolským Gmailem tělocvičné jednoty ve formátu nazevtj@sokol.eu. Pokud T. J. Sokol neměla zřízen účet v demoverzi a nepřevedla uživatele i členskou základnu do ostré verze, je před prvním přihlášením nutné účet aktivovat (pro ověření) na e-mailu fkracmar@sokol.eu.


Webová přihláška

Noví členové mají možnost přihlásit se do Sokola pomocí internetové přihlášky.
Odkaz na webový formulář lze umístit na jakékoli webové stránky. 

 


Demoverze aplikace 

K přístupu statutárních zástupců T. J. do demoverze použijte přihlášení sokolským Gmailem tělocvičné jednoty ve formátu nazevtj@sokol.eu. Demoverze aplikace je na adrese http://demo.ecz-sokol.cz

V demoverzi můžete otestovat veškeré funkce v rámci vlastní sokolské jednoty. 

Doporučujeme např. postupovat

1) Vytvořit prvního člena 
2) Nahrát (importovat) hromadně členskou základnu z csv souboru 
3) Vyplnit základní údaje o jednotě
4) Zadat členy statutárního orgánu (výbor, kontrolní komise)
5) Nastavit oddíly, včetně oddílových poplatků (pokud jsou)
6) Roztřídit členy do oddílů 

Jak se aplikace postupně vyvíjí, budou přidány i další funkce, o kterých budeme informovat přímo v aplikaci

Přechod na plnou verzi

Pokud již má T. J. členskou základnu nahranou v demoverzi, bude možné ji převést do "ostré verze" od 1. 1. 2022
K tomuto datu budou data, po odsouhlasení správnosti jednotou, převedena do ostré verze. 
Data uložená v demoverzi je možné převést nejpozději do 31. ledna 2022. 

Kontakty

V případě problémů s přístupem nás kontaktujte na e-mailu: fkracmar@sokol.eu nebo podpora@ecz-sokol.cz


Časový harmonogram nasazení

Plný provoz je od 1. 1. 2022. Od tohoto data jsou údaje v systému na adrese www.ecz-sokol.cz považovány za platné. 

Převést data z dema do ostré verze je možné do 31. 1. 2022 přímo v aplikaci.

Nové členské průkazy budou v aplikaci dostupné od 16. února 2022, do té doby jsou v systému generovány průkazy shodné se vzhledem "klasických" tištěných průkazů. K posunu termínu dochází z technických důvodů na straně dodavatele, které souvisí s přesunem dat z demoverze do ostré verze. Generované průkazy obsahují elektronickou členskou známku na rok 2022 a veškeré potřebné údaje.


Import dat do systému 

Pro prvotní hromadný import dat členů je možné použít uvedené šablony ve formátu .csv ve struktuře, která musí být dodržena – jinak nebude import fungovat. CSV soubor vychází ze struktury dat Rejstříku sportů, pokud tedy uživatel disponuje CSV souborem vyexportovaným z Rejstříku sportů, lze jej použít pro import bez jakýchkoliv úprav. 

Informace o členech je nutné uložit v přesně definovaném formátu CSV, který musí být uložen v kódování Windows 1250. Jednotlivé položky musí být odděleny středníkem. 

V případě ručního zpracování souboru .csv v MS Excel (například při zkopírování dat z jiné Excel tabulky apod.) je nutné po vložení dat do souboru jej uložit a již znovu neotevírat!   Používání MS Excel nese určitá rizika, jako například automatický převod formátu data a převod formátu čísla (0 před číselnou hodnotou), nebo poškození znakové sady (špatně uvedené české znaky). Proto je důležité soubor CSV znovu neotvírat! Při snaze o editaci či kontrolu dat dojde k opětovnému převzetí základního nastavení MS Excel a číselné údaje by se změnily dle tohoto nastavení.

Aplikace ECZ-Sokol automaticky kontroluje strukturu a obsah dat obsažených v daném CSV souboru. V případě že bude nalezen nesoulad, bude uživatel informován o vzniklé chybě.

Pomoci s importem dat vám může metodický návod pro hromadný import dat

Aktualizováno ke dni 7. 2. 2021


Návody k použití 

Metodika hromadného importu do aplikace 

Návod k aplikaci ECZ-Sokol


Kontakt na podporu a metodické vedení uživatelů ECZ–Sokol

František Kráčmar
metodik ECZ-Sokol
+420 777 301 600
fkracmar@sokol.eu


Legislativní informace

Provoz a činnost aplikace upravuje Směrnice ČOS č. 6/2021 k evidenci údajů v ECZ-Sokol

Postup pro odběr členských spolkových známek a vystavování elektronických členských průkazů v roce 2022

Informační memorandum o zpracování os. údajů v ČOS

Vzhled elektronického členského průkazu generovaného aplikací


Záznamy webinářů

Informační webinář pro tajemníky sokolských žup a T.J. z 23. 11. 2021

 

 

Nejčastější otázky a odpovědi (FAQ)

Jak vypadá členský průkaz generovaný aplikací?
AKTUALIZACE K 19. 1. 2022 - NOVÁ PODOBA ČLENSKÉHO PRŮKAZU BUDE V APLIKACI DOSTUPNÁ OD 16. 2. 2022, UŽIVATELÉ BUDOU NA ZMĚNU VZHLEDU UPOZORNĚNI PŘÍMO V APLIKACI. 

E-průkaz

Rejstřík sportu
Je aplikace kompatibilní s Rejstříkem sportu?

Ano. Systém generuje seznam v požadovaném formátu a vy jej pouze nahrajete do rejstříku sporu. Protože je aplikace průběžně aktualizována, bude tak reagovat i na případné změny v rejstříku sportu.

Bylo by možné sjednotit kódy sportů NSA a Sokola?

Aplikace používá číselník sportů NSA.

Náklady pro T. J. Sokol 
Bude tento systém něco stát?

Aplikace bude dostupná pro sokolské jednoty i župy zdarma.

Uložení a zabezpečení dat, GDPR
Kde budou fyzicky uložena osobní data našich členů?

Aplikace funguje na vyhrazeném zabezpečeném serveru ČOS s geozálohováním do druhé lokality. Poskytovatel serverových služeb je držitel certifikátu ISO 9001:2009 a ISO/IEC 27001:2014. Přístup do aplikace budou mít pouze pověření členové nebo zaměstnanci jednoty, župy a ČOS. Aplikace používá standardní typy zabezpečení jako např. SSL certifikát pro zabezpečený přenos informací. Data v uživatelských účtech jsou šifrována tak, aby i v případě, pokud by došlo k bezpečnostnímu incidentu, nemohla být zneužita.

Z hlediska GDPR podepisují členové Sokola souhlas ČOS, nebo naší T. J. Sokol?

Součástí elektronické přihlášky člena je poskytnutí souhlasů se zpracováním fotografie, a potvrzení informování o zpracování osobních údajů v ČOS, a informovaný souhlas se Stanovami spolku. Obecný popis způsobu nakládání s údaji členů je uveden Informačním memorandu o zpracování osobních údajů v ČOS

Co se zájemcem o členství v sokolské jednotě, který ale striktně odmítá zadat své rodné číslo, resp. rodné číslo svého dítěte, když je rodné číslo vyžadováno vykazovanými statistikami?

Poskytnutí rodného čísla je vyžadováno obecně platnými právními normami a je podmínkou pro vznik členství dle Stanov ČOS. Tento údaj je navíc povinný v Rejstříku sportu. Bez poskytnutí rodného čísla tedy nemůže být zájemce přijat za člena ČOS. 

Pravidla pro seznam členů spolku stanoví § 236 občanského zákoníku. Vedení evidence je zákonným zpracováním údajů ve smyslu čl. 6 GDPR. GDPR nic nemění na plnění zvláštních povinností, které se týkají povinných ohlašování údajů, např. v rámci postupů dle zákona o podpoře sportu či při poskytování dotací. Taková zpracování jsou nezbytná pro splnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Více o problematice poskytování a ochrany osobních údaje je možné nalézt na této stránce.

Webová přihláška
Šlo by kraj, župu a jednotu předvyplnit různým odkazem? Mnoho našich členů neví, pod jakou župu patří.

Ano, každá jednota má v systému předpřipravený odkaz s předvyplněnými údaji (kraj, župa, jednota), který může vložit např. na své stránky. 

Webovou přihlášku budou vyplňovat sami členové?

Webovou přihlášku ano, vlastní kartu člena spravuje pověřená osoba v jednotě (župě). V případě podání přihlášky jinou formou než elektronickou je pak možné data přepsat do systému správcem. 

Administrace
Lze importovat členy z Excelu, aby se data nezadávala manuálně?

Ano, aplikace umí importovat data z MS Excel ve formátu .csv.

S hromadným importem členů tělocvičné jednoty technicky pomůžeme – není tedy nutné zadávat ručně. Po importu jednota pouze zkontroluje, zda jsou data v pořádku. Poté se již budou zájemci o členství hlásit přes webovou přihlášku a členská základna spravovat v aplikaci.

Jaký je vlastně cíl databáze? Budou všichni pak používat jen tuto databázi/aplikaci? 

Cílem je sjednotit na úrovni celého spolku evidenci členské základny do jednoho systému. Na základní evidenci členů jsou totiž navázány i další, pro spolek nezbytné, evidence – např. evidence cvičitelů, činovníků, ale např. i sokolských souborů či historických praporů a další. Architektura systému vychází z toho, že správu svých členů (vytváření, deaktivace) provádí vždy jednota. Sokolské župy a ústředí, pak podle svého oprávnění k členům přidávají konkrétní role (např. cvičitelskou kvalifikaci, nebo to, zda je župní náčelník apod.). Pro jednoty, které mají již vytvořen svůj vlastní systém evidence, bude definován formát pro exportu dat z jejich programu tak, aby mohly svá data nahrát i do ECZ. 

Kolik může být správců (editorů) v T. J. Sokol?

Předpokládá se jeden činovník (zaměstnanec) pověřený výborem jednoty vedením a správou evidence. Počet správců ale není omezen, záleží na potřebách konkrétní jednoty (župy). V případě potřeby více přístupů do evidence kontaktujte metodika ECZ nebo podporu. 

Jak se řeší odhlášení členů? Obvykle skupina členů kteří nezaplatí příspěvky...

Členové kteří ukončí členství se nebudou mazat, pouze tzv “deaktivovat”. Jejich data potom zůstávají v systému archivována, ale nezahrnují se do statistických výkazů. Tento postup je nutný s ohledem na platnou legislativu, např. pokud jednota obdržela dotace či granty apod. Maximální délka uchovávaných dat je 10 let. 

Jak s duplicitou členství? Ať už na úrovni oddíl nebo T. J. Konkrétně - je člen "T.J. Sokol Horní Dolní" kde hraje stolní tenis a chce být i členem "T.J. Sokol Pravá Levá" a tam kopat fotbal. Bude vyplňovat dvakrát? 

Systém umožňuje tzv. hostování, kdy člen platí členské příspěvky v ”mateřské” T. J.  a hostuje v dalších jednotách, kde platí oddílové. Přihlášku vyplňuje člen jednou, hostování vyplňuje člen pověřený správou evidence v jednotě. 

Dá se deaktivovaný člen znovu aktivovat?

Ano, deaktivovaného člena lze opět aktivovat. Maximální doba uchovávaných dat je 10 let. 

Nový člen se tedy přihlašuje sám? Pokud se budou členové přihlašovat sami, tak my je budeme muset "zaktivovat"? Jak to z tabulky poznáme kdo je nový?

Ano, webovou přihlášku vyplňuje v ideálním případě přímo sám člen. Po odeslání webové přihlášky do ECZ se jeho jméno zařadí do seznamu členů na první pořadí a je označeno modrou barvou. Po aktivaci správcem se zařadí mezi aktivní členy se stejnou barvou. 

Takže si do sokolovny budeme muset nechat zavést internetové připojení? Jesti to dobře chápu, tak bez toho to už nepůjde.

Zvolené řešení umožňuje spravovat evidenci odkudkoliv. Pokud však vaše sokolovna dosud internetové připojení nemá, určitě je vhodné o tom začít uvažovat :-)   

V případě, že budou data spravována tak, že je možné ukončit člena v průběhu roku, tak předpokládám, že systém bude nějakou dobu uchovávat jeho data a budeme vědět, že byl členem od - do.

Ukončení člena v průběhu roku není problém. Systém ECZ je koncipován tak, že žádná data se fyzicky nemažou (uchovává se historie). Maximální délka uchovávaných dat je 10 let od deaktivace. 

Pokud máme 200 členů z toho 1/3 důchodci a 1/3 děti, může to někdo hromadně importovat? 

Ano, aplikace umí hromadný import. 

Lze souhlas vyjádřit zákonným zástupcem?

Při vyplnění webové přihlášky a zadání data narození člena (dítěte) je v v přihlášce automaticky generován souhlas a kontakt na zákonného zástupce.

Jak zařadit člena,který navštěvuje například cvičení rodičů a dětí a žen?

V aplikaci je možné nastavit u každého člena neomezený počet členství v oddílech. 

Může být různá výše příspěvku v jednom oddíle (sleva pro sourozence ve stejném oddíle)?

Ano může. V rámci oddílu můžete v kartě tělocvičné jednoty navolit libovolný počet variant příspěvků. 

Opravdu musíme doplnit místo narození a rodné příjmení?

Aplikace slouží nejen pro evidenci členů, ale zároveň generuje podklady pro zápisy činovníků jednoty, župy a ČOS do spolkového rejstříku, kde jsou tyto údaje povinné. Pokud tedy zadáváte členy Výboru jednoty systém Vás požádá o doplnění místa narození. 

Exporty
V aplikaci nám chybí možnost exportu jmenného seznamu do Mého klubu, bude jej aplikace umět?

Do Mého klubu lze použít funkce exportu členů a věk pak lze vyfiltrovat v exportovaném csv souboru. 

U dětí je třeba v jednotě mít kontakty na rodiče – zvažte, zda přidat i do přihlášky.

Kontakt na rodiče je součástí karty nezletilého člena. Kontakt na druhého zákonného zástupce je možné přidat do kolonky další záznamy.

Často vystavuji potvrzení o zaplacení pro pojišťovnu. Bylo by možné vyjet doklad přímo z ECZ, který pouze orazítkuji?

V tuto chvíli aplikace tuto možnost nenabízí, ale zvážíme zahrnutí této funkce v dalších aktualizacích aplikace. 

Odpovědi zpracovali: František Kráčmar a Martin Chlumský

Stav ke dni: 7. 2. 2022

Nenašli jste odpověď na otázku, která Vás zajímá? Vyplňte tento formulář a rádi vám odpovíme!
 

Newsletter

Generální partneři

Hlavní partner

Hlavní mediální partneři

PARTNEŘI

INSTITUCIONÁLNÍ PARTNEŘI

Oficiální dodavatelé

Partnerské organizace