Je možné svolat valnou hromadu a rozhodnout o zrušení a likvidaci spolku (jednoty), i když členové ani statutární zástupci již dva roky neplatí členské příspěvky?

Ano, je to možné. I v této situaci je nutné postupovat podle stanov (čl. 7.11):

Rozhodnutí o zrušení: Jednota se ruší buď usnesením 2/3 všech zletilých členů na valné hromadě, nebo automaticky, pokud počet členů klesne pod tři. Likvidace a majetek: Majetkové vypořádání provede statutární orgán. Pokud tak neučiní, jmenuje likvidátora předsednictvo ČOS. Zbylý majetek připadne příslušné župě. Zánik: Spolek oficiálně zaniká až dnem výmazu ze spolkového rejstříku, o kterém rozhodne předsednictvo ČOS po dokončení likvidace.

Shrnutí: Neplacení příspěvků samo o sobě nebrání svolání valné hromady. Naopak, je to správná cesta, jak právně existující, ale nefungující spolek legálně ukončit.

Mohou členové Sokola hlasovat na valné hromadě (VH) on-line?

Ne, klasická on-line valná hromada není možná. Stanovy ani předpisy ČOS neumožňují konat volební zasedání prostřednictvím videokonference.

Existuje však alternativa – hlasování "per rollam" (korespondenční hlasování):

Co to je: Hlasování probíhá písemně bez fyzického nebo on-line setkání. Podle občanského zákoníku se za písemnou formu považuje i e-mail, pokud lze určit identitu hlasujícího. Kdy se smí použít: Pouze ve výjimečných a odůvodněných případech (např. hrozí nebezpečí z prodlení). Konkrétní případ: Stanovy (čl. 13.8) výslovně zmiňují "per rollam" jako možnost pro volbu náhradníka do orgánu, pokud není k dispozici žádný zvolený z řádných voleb.

Shrnutí: Pokud se koná klasická valná hromada, členové musí být přítomni osobně. On-line přenos s hlasováním stanovy neznají. Písemné hlasování (per rollam) je určeno jen pro krizové nebo specifické situace.

Co dělat, pokud se nám na volební valné hromadě nepodaří nikoho zvolit do kontrolní komise?

Kontrolní orgán je povinný. Každá jednota musí mít buď kontrolní komisi (KK), nebo alespoň jednoho člena pověřeného kontrolou. Bez tohoto orgánu není struktura jednoty kompletní.

Doporučený postup:

1. Příprava předem: Výbor by měl kandidáty do KK aktivně hledat a připravit kandidátku ještě před konáním valné hromady.

2. Pravidlo neslučitelnosti: Členem kontrolní komise nesmí být nikdo z výboru ani nikdo, kdo v jednotě vede účetnictví nebo hospodaří s penězi.

3. Krizové řešení: Pokud se v jednotě skutečně nikdo nenajde, lze se domluvit se župou. Členem pověřeným kontrolou může být (alespoň dočasně, než se najde trvalé řešení) i někdo ze župních orgánů.

Shrnutí: Zvolení kontrolního orgánu nelze prostě vynechat. Pokud nemáte vlastní lidi, požádejte o pomoc s obsazením této funkce svou župu.

Proč musí kandidáti do orgánů jednoty podepisovat písemný souhlas, když to není přímo ve stanovách? Jak má takový souhlas vypadat a stačí jedna společná tabulka?

Povinnost souhlasu je právní nutnost. I když ji možná nevidíte v jednom konkrétním odstavci stanov jako větu „musí být papír", opírá se o tyto pilíře:

1. Listina základních práv a svobod: Nikdo nesmí být nucen k práci nebo službě. Nemůžete tedy být zvoleni do funkce, kterou nechcete vykonávat.

2. Stanovy ČOS (čl. 5.2.2): Výslovně uvádějí, že člen má právo být volen, „pokud s tím souhlasí".

3. Občanský zákoník: Pro zápis do rejstříku je souhlas osoby s funkcí nezbytnou náležitostí.

Jak má souhlas vypadat? Forma není striktně předepsaná. Důležité je, aby bylo jasné, kdo souhlasí a s čím (do jaké funkce kandiduje).

• Společná tabulka v Excelu: Je to naprosto v pořádku. Stačí záhlaví ve smyslu: „Níže podepsaní kandidáti souhlasí se svou kandidaturou do orgánů TJ Sokol (název) pro funkční období (roky)".

• Náležitosti: U každého jména by mělo být datum narození (pro jasnou identifikaci) a vlastnoruční podpis.

• E-mail: E-mailový souhlas je sice možný pro interní potřeby volební komise, ale pro následný zápis do rejstříku budete stejně potřebovat dokument s (v mnoha případech úředně ověřeným) podpisem.

Shrnutí: Souhlas chrání kandidáty i jednotu. Jedna tabulka s podpisy všech kandidátů je praktické a právně čisté řešení.

Mohou být ve výboru jednoty dva nebo více příbuzných? Nepředstavuje to automaticky střet zájmů?

Ano, příbuzní ve výboru být mohou. Žádný právní předpis ani Stanovy ČOS výslovně nezakazují, aby rodinní příslušníci zasedali ve stejném orgánu.

Klíčové body:

1. Samotné příbuzenství není střet zájmů: To, že jsou lidé v rodinném vztahu, samo o sobě neznamená porušení pravidel. Střet zájmů nastává až v momentě, kdy by dotyční upřednostnili svůj soukromý (rodinný) prospěch před zájmy Sokola.

2. Povinnost péče řádného hospodáře: Každý člen výboru (bez ohledu na příbuzenství) musí jednat loajálně a chránit majetek jednoty. Pokud by rodinný vztah vedl k poškozování ekonomických zájmů jednoty, teprve tehdy by šlo o problém.

3. Rozdíl oproti firmám: U spolků je tato úprava volnější než u obchodních firem, kde jsou pravidla pro "osoby blízké" mnohem přísnější.

Shrnutí: Zvolení příbuzných je právně v pořádku. V praxi to však vyžaduje zvýšenou opatrnost při rozhodování o majetku nebo financích, aby se předešlo podezření, že rodina rozhoduje ve svůj prospěch na úkor jednoty.

Co dělat, když valná hromada nezvolí vedení (starostu, místostarostu, jednatele)?

Pokud nedojde k včasné volbě, spolek ztrácí statutární orgán a přestává být funkční. Zde jsou možnosti řešení:

• Opakování voleb: Dokud stávajícímu výboru nevypršelo funkční období, může (a měl by) svolat další valnou hromadu a pokusit se o volbu znovu.

• Svolání z podnětu členů (§ 248 OZ): Alespoň 1/3 členů nebo kontrolní orgán může podat podnět ke svolání schůze. Pokud ji statutární orgán do 30 dnů nesvolá, mohou ji iniciátoři svolat sami na náklady spolku.

• Jmenování soudem (§ 165 OZ): Na návrh osoby s právním zájmem (člen spolku, kontrolní orgán) může chybějící členy statutárního orgánu jmenovat soud. Je však nutné právní zájem doložit a prokázat.

• Krizové řešení (Stanovy ČOS): V nejkritičtější situaci se doporučuje využít ust. § 7.9 Stanov ČOS – tedy ustavení správního výboru, který jednotu povede až do doby, než se podaří zvolit nový výbor.

Je nutné při volební VH vyplňovat čestná prohlášení i u pokračujících členů výboru, nebo lze využít jen „změnový" režim?

I když stejná osoba ve funkci pokračuje, musí znovu potvrdit svou způsobilost a vyslovit souhlas se zápisem do veřejného rejstříku. Nikdo nesmí být zapsán proti své vůli, proto je pro každé další funkční období vyžadováno nové čestné prohlášení s úředně ověřeným podpisem. Tím se potvrzuje, že osoba se svým pokračováním souhlasí a nadále splňuje zákonné požadavky pro výkon funkce.

Kde najdu informaci, že se valné hromady jednotek musí konat do 31. 3.? Směrnice uvádí pouze termín „zpravidla do 30 dnů po sestavení účetní závěrky".

Podle Stanov ČOS (čl. 7.6.1) svolává výbor VH nejméně jednou ročně, zpravidla do 30 dnů po zpracování roční účetní závěrky. Termín konce března je doporučený a vychází z logiky účetních a zákonných povinností:

• Zákon o účetnictví: Účetní závěrka musí být schválena a následně uložena do sbírky listin ve spolkovém rejstříku (do 30 dnů od schválení).

• Návaznost žup: Po VH jednot následují VH žup, které rovněž schvalují své závěrky. Aby se všechny zákonné lhůty pro zveřejnění stihly a proces schvalování v rámci struktur ČOS plynule navazoval, je březnový termín pro jednoty optimálním řešením.

Má výbor jednoty povinnost zaslat členům podklady (účetní závěrku, zprávy) předem na e-mail, pokud o to požádají, aby se mohli na VH připravit?

Zákon ani vnitřní předpisy (Stanovy ČOS, Směrnice č. 2/2023) neukládají výboru povinnost zasílat podklady členům předem nebo je zveřejňovat v určité lhůtě před konáním VH. Povinné je pouze řádné svolání s uvedením programu. Pokud výbor umožní nahlédnutí do dokumentů až na místě, nepostupuje v rozporu s předpisy.

Doporučení pro praxi: I když to není povinné, včasné zpřístupnění podkladů (např. e-mailem nebo sdíleným diskem) vřele doporučujeme. Členové mají prostor se s materiály seznámit, což zajišťuje transparentnost a výrazně hladší průběh samotné valné hromady.

Může správce nebo administrativní pracovník (zaměstnanec jednoty) současně zastávat funkci člena výboru?

Ano, obecně tomu nic nebrání. Výkon volené funkce je odlišný od pracovněprávního vztahu. Je však nutné rozlišovat mezi těmito rolemi: práce správce či administrativy se řídí pracovní smlouvou, zatímco výkon funkce ve výboru musí být ošetřen smlouvou o výkonu funkce. Zaměstnanec spolku tedy může být zároveň voleným činovníkem.