Ano. Systém generuje seznam v požadovaném formátu a vy jej pouze nahrajete do rejstříku sporu. Protože je aplikace průběžně aktualizována, bude tak reagovat i na případné změny v rejstříku sportu.
Aplikace používá číselník sportů NSA.
Aplikace je dostupná pro sokolské jednoty i župy zdarma.
Aplikace funguje na vyhrazeném zabezpečeném serveru ČOS s geozálohováním do druhé lokality. Poskytovatel serverových služeb je držitel certifikátu ISO 9001:2009 a ISO/IEC 27001:2014. Přístup do aplikace budou mít pouze pověření členové nebo zaměstnanci jednoty, župy a ČOS. Aplikace používá standardní typy zabezpečení jako např. SSL certifikát pro zabezpečený přenos informací. Data v uživatelských účtech jsou šifrována tak, aby i v případě, pokud by došlo k bezpečnostnímu incidentu, nemohla být zneužita.
Součástí elektronické přihlášky člena je poskytnutí souhlasů se zpracováním fotografie, a potvrzení informování o zpracování osobních údajů v ČOS, a informovaný souhlas se Stanovami spolku. Obecný popis způsobu nakládání s údaji členů je uveden Informačním memorandu o zpracování osobních údajů v ČOS.
Poskytnutí rodného čísla je vyžadováno obecně platnými právními normami a je podmínkou pro vznik členství dle Stanov ČOS. Tento údaj je navíc povinný v Rejstříku sportu u občanů ČR. Bez poskytnutí rodného čísla tedy nemůže být zájemce přijat za člena ČOS.
Pravidla pro seznam členů spolku stanoví § 236 občanského zákoníku. Vedení evidence je zákonným zpracováním údajů ve smyslu čl. 6 GDPR. GDPR nic nemění na plnění zvláštních povinností, které se týkají povinných ohlašování údajů, např. v rámci postupů dle zákona o podpoře sportu či při poskytování dotací. Taková zpracování jsou nezbytná pro splnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Více o problematice poskytování a ochrany osobních údaje je možné nalézt na této stránce.
Ano, každá jednota má v systému předpřipravený odkaz s předvyplněnými údaji (kraj, župa, jednota), který může vložit např. na své stránky.
Webovou přihlášku ano, vlastní kartu člena spravuje pověřená osoba v jednotě (župě). V případě podání přihlášky jinou formou než elektronickou je pak možné data přepsat do systému správcem.
Ano, aplikace umí importovat data z MS Excel ve formátu .csv.
S hromadným importem členů tělocvičné jednoty technicky pomůžeme – není tedy nutné zadávat ručně. Po importu jednota pouze zkontroluje, zda jsou data v pořádku. Poté se již budou zájemci o členství hlásit přes webovou přihlášku a členská základna spravovat v aplikaci.
Cílem je sjednotit na úrovni celého spolku evidenci členské základny do jednoho systému. Na základní evidenci členů jsou totiž navázány i další, pro spolek nezbytné, evidence – např. evidence cvičitelů, činovníků, ale např. i sokolských souborů či historických praporů a další. Architektura systému vychází z toho, že správu svých členů (vytváření, deaktivace) provádí vždy jednota. Sokolské župy a ústředí, pak podle svého oprávnění k členům přidávají konkrétní role (např. cvičitelskou kvalifikaci, nebo to, zda je župní náčelník apod.). Pro jednoty, které mají již vytvořen svůj vlastní systém evidence, bude definován formát pro exportu dat z jejich programu tak, aby mohly svá data nahrát i do ECZ.
Předpokládá se jeden činovník (zaměstnanec) pověřený výborem jednoty vedením a správou evidence. Počet správců ale není omezen, záleží na potřebách konkrétní jednoty (župy). V případě potřeby více přístupů do evidence kontaktujte metodika ECZ nebo podporu.
Členové kteří ukončí členství se nebudou mazat, pouze tzv “deaktivovat”. Jejich data potom zůstávají v systému archivována, ale nezahrnují se do statistických výkazů. Tento postup je nutný s ohledem na platnou legislativu, např. pokud jednota obdržela dotace či granty apod. Maximální délka uchovávaných dat je 10 let.
Systém umožňuje tzv. hostování, kdy člen platí členské příspěvky v ”mateřské” T. J. a hostuje v dalších jednotách, kde platí oddílové. Přihlášku vyplňuje člen jednou, hostování vyplňuje člen pověřený správou evidence v jednotě.
Ano, deaktivovaného člena lze opět aktivovat. Maximální doba uchovávaných dat u neaktivních členů je 10 let.
Ano, webovou přihlášku vyplňuje v ideálním případě přímo sám člen. Po odeslání webové přihlášky do ECZ se jeho jméno zařadí do seznamu členů na první pořadí a je označeno modrou barvou. Po aktivaci správcem se zařadí mezi aktivní členy se stejnou barvou.
Zvolené řešení umožňuje spravovat evidenci odkudkoliv. Pokud však vaše sokolovna dosud internetové připojení nemá, určitě je vhodné o tom začít uvažovat :-)
Ukončení člena v průběhu roku není problém. Systém ECZ je koncipován tak, že žádná data se fyzicky nemažou (uchovává se historie). Maximální délka uchovávaných dat je 10 let od deaktivace.
Ano, aplikace umí hromadný import.
Při vyplnění webové přihlášky a zadání data narození člena (dítěte) je v v přihlášce automaticky generován souhlas a kontakt na zákonného zástupce.
V aplikaci je možné nastavit u každého člena neomezený počet členství v oddílech.
Ano může. V rámci oddílu můžete v kartě tělocvičné jednoty navolit libovolný počet variant příspěvků.
Aplikace slouží nejen pro evidenci členů, ale zároveň generuje podklady pro zápisy činovníků jednoty, župy a ČOS do spolkového rejstříku, kde jsou tyto údaje povinné. Pokud tedy zadáváte členy Výboru jednoty systém Vás požádá o doplnění místa narození.
Do Mého klubu lze použít funkce exportu členů pro jestřík NSA a věk pak lze vyfiltrovat v exportovaném csv souboru.
Kontakt na rodiče je součástí karty nezletilého člena. Kontakt na druhého zákonného zástupce je možné přidat do kolonky další záznamy.
V tuto chvíli aplikace tuto možnost nenabízí, ale zvážíme zahrnutí této funkce v dalších aktualizacích aplikace.
Odpovědi zpracovali: František Kráčmar a Martin Chlumský
Stav ke dni: 8. 26. 2022